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ATTENTION : important essayez d’avoir l’email de vos clients, vous pourrez utiliser pleinement myboolo en leur envoyant vos documents par email.

Très simple :

Pour créer vos clients dans myboolo en haut vous choisissez entre 2 possibilités :

1. Soit vous utilisez le fichier xls fournit : Il faut respecter l’ordre des colonnes et compléter l’entièreté. Sinon vous devrez repasser sur chaque client et ce n’est pas le but ;-).

Une fois le fichier complété, enregistrez le sur le bureau du PC. Cliquez sur Parcourir, sélectionnez le fichier, et cliquez sur Importer. Vos clients seront dans la table en dessous.

ATTENTION pour le pays , écrivez le complètement en lettre avec une Majuscule : France , Belgique, Luxembourg…

Pour la référence : indiquez un numéro de client (il sera repris dans les numéros de documents).

Tva: Indiquez le numéro de tva du client si vous ne l’avez pas tapez NA (non assujettis), vous pourrez encore le modifier dans la fiche du client.

Langue : elle n’est pas dans le fichier, par défaut ce sera la langue issue de votre profil. Vous pourrez modifier la fiche client pour changer la langue si besoin est.

2. Soit vous utilisez le formulaire en cliquant sur 2 à partir du formulaire et vous créez les clients un par un.

Vous pouvez supprimer un article en sélectionnant la ligne dans la table et en cliquant sur supprimer.

Vous pouvez modifier un article en sélectionnant la ligne dans la table et en cliquant sur modifier puis valider.

Voilà déjà votre myboolo  est  prêt si vous avez complété les articles voir Créer et ajouter des articles

et bien complété votre profil voir Créer son profil

Retourner sur http://www.myboolo.com

Le but c’est évidement de gagner du temps donc on va créer tous nos articles qui reviennent de manière récurrente dans nos offres et dans nos autres documents.

ATTENTION si vous n’avez pas complété vos taux de TVA dans le menu « Profil » , faites le maintenant avant de commencer les articles.

Quand je parle d’article c’est ce compris la main d’œuvre ou le temps de travail en plus de la marchandise et des services.

Dans mon profil sur myboolo, je suis une société d’informatique qui héberge des sites , qui maintiens des logiciels qui dépanne et qui développe, j’ai donc créer des articles comme ceci :

Référence : HEBWEBM /Libellé : Hébergement mensuel de site Webdev premium/ Descriptif : Contrat d’hébergement de site Webdev GO d’espace disque, 10 adresse email, trafic illimités/ Prix d’achat :  1 / unité : mois / Prix Htva : 25/ Taux : 21 (ici c’est un service sous forme de contrat)

Référence : VENTMAT/Libellé : Matériel  PC portable : (je laisse un endroit pour mettre le nom du  PC, …  car dans mon cas je ne vend pas ce matériel régulièrement)/ Descriptif : Portable de marque :   ,Disque dur :   , Mémoire :   , Processeur :  , (je laisse volontairement de la place pour compléter au cas par cas quand j’utiliserai cette article)/ Prix d’achat : 1 (je mets 1 car je ne sais pas le prix)/ Unité : pièce / Prix Htva : 1 (je mets je ne sais pas le prix et je changerai dans l’offre)/ Taux : 21 (ici c’est du matériel)

Référence : INTERV/Libellé : Intervention et dépannage / Descriptif : Intervention hors contrat suite à votre demande du : (je laisse un espace où je personnaliserai  la date de la demande lorsque j’utiliserai cette article )/Prix d’achat : 40  /unité : heure / Prix Htva : 80 /Taux : 21 (ici c’est de la main d’œuvre )

Référence : VENTSCAN/ Libellé : Scanner RF / Descriptif : Scanner Powerscan en Usb avec sa base/ Prix d’achat : 456 / Unité : pièce / Prix Htva : 680/ Taux : 21 (ici c’est un article que je vends souvent donc  je le crée entièrement)

Voilà donc pour les exemples des articles et comment vous faciliter la vie grâce à myboolo.

Pour créer vos articles dans myboolo en haut vous choisissez entre 2 possibilités :

1. Soit vous utilisez le fichier xls fournit : Il faut respecter l’ordre des colonnes et compléter l’entièreté. Sinon vous devrez repasser sur chaque article et ce n’est pas le but ;-).

Une fois le fichier complété, enregistrez le sur le bureau du PC. Cliquez sur Parcourir, sélectionnez le fichier, et cliquez sur Importer. Vos articles seront dans la table en dessous.

N’oubliez pas le petit truc et astuce que je vous ai décrit plus haut pour les articles qui changent souvent, créez un libellé et un descriptif que vous personnaliserez à l’utilisation comme moi avec les PC portables, vous éviterez d’avoir des listes interminables d’articles obsolètes.

2. Soit vous utilisez le formulaire en cliquant sur 2 à partir du formulaire et vous créez les articles un par un.

Vous pouvez supprimer un article en sélectionnant la ligne dans la table et en cliquant sur supprimer.

Vous pouvez modifier un article en sélectionnant la ligne dans la table et en cliquant sur modifier puis valider.

Voilà déjà votre myboolo  est presque prêt . Reste les clients 

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Si vous utilisez une note d’envoi pour valider l’expédition de vos marchandises commandes, ne changez rien ;-)

Mais si comme moi vous souhaitez appeler la note d’envoi autrement moi c’est bon d’intervention, voici comment faire.

Tout d’abord voilà ce qu’il y a dans ce document : la liste des articles et la date et heure de prestation ou livraison.

Comment changer la date de livraison : Avant d’imprimer le document, dans la page «  Facture et autre document » en bas, vous avez une zone Confirmation avec une date de livraison , cliquez sur modifier , entrer la date et l’heure. Que ce soit une livraison ou une intervention (dépannage, aide,…) ou quoi que ce soit, le champ date une fois validé, se retrouvera sur le document Confirmation de commande et Note d’envoi ou (un autre nom). Vous pouvez modifier la date quand vous le souhaitez.

Justement comment changer ce nom à la place de Note d’envoi ? Dans la page « Facture et autres documents » en bas dans la zone Note d’envoi cliquez sur Modifier, tapez le nom dans la zone de titre,cliquez sur valider. Vos documents imprimés ou envoyés par email depuis cet endroit auront le nouveau nom que vous lui avez donné remplacé sur la feuille de ce document.

Ex : Détail de votre réservation, Note d’envoi, Bon de livraison, Bon d’intervention, Liste de prestations, ….

Voilà,  myboolo vous permet de personnaliser l’intitulé d’un de vos documents commerciaux.

Bon boulot avec myboolo ! :-)

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Si comme moi vous avez créé dans Articles avec du contenu variable, c’est-à-dire que l’article a été créé comme suit par exemple

Référence : INTERV/Libellé : Intervention et dépannage / Descriptif : Intervention hors contrat suite à votre demande du : (je laisse un espace où je personnaliserai  la date de la demande lorsque j’utiliserai cette article )/Prix d’achat : 40  /unité : heure / Prix Htva : 80 /Taux : 21 (ici c’est de la main d’œuvre ) , vous pourrez personnaliser le contenu de l’article.

Dans le menu «  Facture et autres documents » je dois créer un document pour mon client Freth qui a demandé une intervention sur son logiciel.

1 . Je choisi mon client Freth

2. Je clique sur Créer (myboolo crée un nouveau document)

3. Dans mon exemple, je recherche INTERV dans le champ filtre de la partie recherche des articles.

4. Je sélectionne le bon article dans le menu déroulant qui apparait.

5. Je personnalise le contenu du descriptif : ici j’ai mis » le 12/02/2012 » après demande du : et j’ai ajouté le pourquoi : » Blocage sur le logiciel test « 

6. Je clique sur ajouter et je recherche d’autres articles que j’ajoute si c’est le cas.

7. Dans ce cas-ci je vais envoyer un bon d’intervention par email  voir envoyer un document par email dans myboolo

 Génial çà !  :-)

Et le tout , à partir de mon Ipad dans le parc ;-)

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Dans le menu principal et dans le tableau de bord , vous disposez d’un lien vers la zone achat de votre abonnement.

Vous pouvez vous abonner comme bon vous semble à myboolo. C’est vous qui choisissez le nombre de mois d’utilisation avec un nombre de facturation illimité.

Vous cliquez sur « j’ajoute à la commande » , une fois le nombre décidé et vous cliquez sur valider en haut à droite .

Le site vous redirige sur la zone de validation (vérifier vos coordonnées de facturation, si elles ne sont pas bonne, retournez dans votre profil pour les modifier ).

Cliquez sur commander et le site vous imprime en PDF votre bon de commande avec un numéro de communication pour votre virement.

Une fois le virement effectué et reçu en paiement, nous validons votre abonnement payé (comptez le temps d’un virement bancaire national ou international vers la Belgique).

Votre facture apparaitra dans le menu commande dans le tableau à l’état payé , cliquez sur le document PDF et imprimez le . Nous vous remercions pour votre abonnement à myboolo.

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En passant par le suivi des ventes, vous voyez les documents édités et leur contenu. Tiens ! parmi ceux-là il y a une offre qui s’est concrétisé en vente.

Dans facturer et autres documents, vous sélectionnez le client et ses documents édités apparaissent dans le tableau de gauche. Vous vous positionnez sur le document que vous voulez facturer. Si vous ne devez rien modifier que le contenu du document peut être facturé tel quel, cliquez sur le bouton imprimer dans la zone facture en bas à gauche de la page. Le PDF est généré vous l’imprimez. Myboolo attribue un numéro de facture suivant votre paramétrage. Voir paramétrage numéro de facture

Une fois la facture imprimée ( en PDF) et /ou sur papier c’est vous qui décidez ,  vous pouvez aussi envoyer la facture par email : voir envois de document par email.

Vous pouvez enregistrer vos facture sur votre Pc ou mieux, moi j’utilise DropBox  dans laquelle j’ai créé des répertoire FacturesEntrées (que je scan ) et FacturesSorties  ( issues de Mybooo et que j’enregistre en PDF) : plus d’infos sur Myboolo et DropBox

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Prenons l’exemple d’un client : Freth, il m’a contacté pour que je lui fasse une offre (un développement de logiciel à 1200€).

Dans myboolo vous  cliquez sur « facturer et autre document ». Dans la zone du dessus à gauche vous sélectionnez le client (ici Freth) dans le menu déroulant. Ses documents déjà édités apparaissent dans le tableau de droite. Facile et pratique J

Je clic sur créer car je crée un nouveau document. Un numéro de document est remplit dans la zone de création en jaune et une ligne apparait dans la table.

Dans la partie recherche, je vais pouvoir sélectionner mon article, pour que ce soit plus facile , je tape dev dans le filtre de recherche et quand j’ouvre la combo je n’ai plus que mes articles qui concerne le développement . voir comment créer les articles

J’indique les quantités ici 10 mon prix étant de 120€/heure , mon total htva est bien de 1200€.
Je peux personnaliser ou modifier tous les champs suivant de la fiche article si je le veux (TVA, libellé, descriptif, prix unité, unité, quantité). Facile , non ?

Je clique sur ajouter et mon article est dans ma table qui composera mon document.
J’ajoute d’autre article si besoin est. Simple :-) .
Je peux modifier en sélectionnant une ligne dans la table , je change le contenu dans la zone article et je clique sur modifier, cela modifie ma ligne . Dans mon exemple je sélectionne ma ligne avec mon développement à 1200€, je change le contenu du descriptif en ajoutant « concerne : votre logiciel demandé » et je clic sur modifier. Pratique pour personnaliser mes articles selon le client.

Voir Créer les documents et facturer  trucs et astuces

Je vais écrire le texte de mon offre :

Pour mon client , je vais écrire un texte qui introduit mon offre et qui décrit mon travail.
Myboolo dispose d’un champs Offre pour se faire. Cliquez sur Modifier , et tapez votre texte

Validez le texte est enregistré dans le document.

J’imprime mon offre en cliquant sur imprimer (myboolo enregistre la date de mon offre à ce moment là) .  Myboolo vous crée l’offre , le détail des articles de l’offre et le bon de commande ! Génial le tout parfaitement formaté et en 1 clic. Moi j’ai gagné ½ heure avec myboolo pour l’offre de mon client Freth J et pour suivre le tout j’ai un numéro de document créé automatiquement.

J’envoi le PDF sur l’imprimante et/ou l’enregistrer sur mon PC ou mieux sur Dropbox . voir myboolo et dropbox.

A partir de suivi je peux réimprimer l’offre voir suivi

Envoyer par email mon offre voir envoyer un document par email.

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Je suis comme vous envoyer un email c’est plus simple que de payer un timbre.
Et quand j’envois un email d’offre ou un email de confirmation de commande , c’est toujours le même contenu dans l’email si ce n’est le nom de la personne à qui je m’adresse qui change.

Dans myboolo rien de plus facile .

Dans le menu « profil « en bas de la page , vous pouvez créer un email par défaut pour chaque type d’ email à envoyer . Comme je travail avec un Pc et un IPAD çà va me simplifiez mon boulot ! :-)

Vous sélectionnez le type d’email à droite de « texte et objets d’emails par défaut »
Dans mon exemple Offre, je clic sur modifier et je complète mon email par défaut objet et contenu. Je le fais aussi pour la confirmation de commande, pour la note d’envoi et pour la facture (notez que pour la facture il faudra l’imprimer en PDF avant d’envoyer la facture par email . voir récupérer une offre et la facturer

Dans le menu « facturer et autre document » mon contenu email est disponible par défaut pour chaque type d’email

Dans mon exemple d’offre pour la société Freth, je sélectionne mon document au dessus (si ce n’est déjà fait) et je clique sur modifier dans la zone texte de l’email et je prends offre via la sélection à droite, je personnalise le texte. Je peux joindre un document qui se trouve sur mon Pc (une fiche technique , une photo par exemple). Je valide.

Dans la partie Offre et bon de commande en bas de page je clique sur email et mon offre est envoyé avec l’attachement et le texte de contenu de mon email.  Génial :-)

Et c’est la même chose pour confirmation de commande.

Dans mon exemple Freth  me répond en me renvoyant le bon de commande signé. Je confirme sa commande en cliquant modifier dans « texte de l’email «  , je choisi Confirmation à droite , je complète et personnalise le contenu et valide.
Dans la zone confirmation de commande en bas , je clique sur modifier, j’ajoute la date de livraison de son développement, je valide. Je clique sur Email et Freth reçoit la confirmation de sa commande avec sa date de livraison. Magnifique , non ? ;-)

Là je gagne 1 heure de temps avec myboolo, je ne doit plus recréer chaque document et son contenu, ouf un fameux coup de main pour mon boulot ! ;-)

La même chose pour Note d’envoi (si vous livrer du matériel par exemple)

La même chose pour Facture (mais il faut d’abord l’imprimer pour avoir accès au bouton email) voir Récupérer une offre ou une intervention et la facturer

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