Archive for the ‘Factures et autres documents’ Category
Chez Logicalsys ,nous utilisons myboolo tous les jours pour notre gestion commerciale.
En tant que société informatique, nous devons chaque jour éditer des offres pour du matériel ou des développements. Nous avons aussi des hébergements et des contrats de maintenance à facturer. Enfin nous avons des interventions chez le clients qui font soit partie d’un contrat , soit qui sont payable directement.
Avec Myboolo, nous avons à notre disposition tous nos clients et tous nos articles que nous avons configuré selon nos besoins par catégorie et classé grâce à la référence de l’article. Ex : pour les hébergement nous avons une référence article qui commence par HEB.. ce qui permet de filtrer tous les hébergements pour attribuer les articles aux clients lors de la facturation mensuelle.
Pour nos interventions, nous utilisons aussi toutes les possibilités de myboolo. Nous spécifions aux clients notre intervention rapidement sans perdre de temps de manière administrative. Nous utilisons les documents que nous avons renommé » Bon d’intervention » et l’email que nous avons paramètré dans notre profil comme suit :
Objet : Intervention
Contenu : Nous sommes intervenu le : selon votre demande reçue par : de Mr /Mme: , notre intervention est :
Grâce à ce préparamétrage de l’email , le contenu est rapidement encodé, il nous faut juste ajouter l’article correspondant (notre référence ici est :INT qui sélectionne les types d’interventions , nous choisissons l’article : intervetion à distance dans la liste). Myboolo s’occupe du reste à savoir : le bon d’intervention , l’enregistrement de l’intervention pour le client, l’envoi de l’email avec le bon d’intervention.
Il nous reste fin du mois à facturer le document intervention… rien de plus simple, on clique sur imprimer dans la zone Facture et la facture est complétée automatiquement du contenu du bon d’intervention. Simple , rapide , facile et sans oubli de facturation ! 1 seul clic et cette intervention est facturée !
Une fois facturé le document facture est reprit dans le suivi où nous gérons , nos paiements des clients, nos rappels, nos échéances de paiements, le tout en un endroit !
Essayez le et voyez par vous même
Quand vous vous êtes inscrit dans Myboolo, vous avez créé profil. Celui-ci peut être complété par exemple :
Ajouter votre logo (max 200X140 pixels) , il se retrouvera sur vos documents
Ajouter votre métier et sa catégorie, il se retrouve sur le site myboolo , une pub gratuite J
Ajouter votre compte IBAN et BIC de votre banque , il se retrouve sur vos document et surtout sur la facture .
Mais le paramétrage de votre profil va plus loin et est indispensable pour utiliser pleinement myboolo. Cela prendra 4minutes pas plus.
- La tva : une zone vous permet d’ajouter les taux de tva en vigueur dans votre pays : cliquez sur ajoutez un champ vide permet de taper le chiffre avec les décimales mais sans le %. Cliquez ensuite sur valider. Vous vous êtes trompé, sélectionner dans le table tva à côté la ligne et cliquez sur modifier puis sur valider. Attention complétez cette partie avant les articles sinon vous n’aurez pas de tva dans vos articles.
- Le texte bas de facture : ce texte permet d’ajouter sur vos documents des informations de type : attention nouvelle adresses , ou frais de déplacement : €/km, ou tous nos prix sont susceptibles d’être modifiés sans avis préalable,… c’est vous qui voyez. Cliquez sur valider et c’est dans myboolo et sur vos documents.
- Numéros de factures et date d’échéance : cette partie permet de commencer la numérotation de facture où vous le souhaitez. Cliquez sur modifier, indiquez le numéro de facture de votre dernière facture (sans radical de type FAC2012). Le nombre de jour date facture est l’échéance de la facture par rapport à sa date (15 ou 30) par exemple. Le préfixe facture est le début de votre numérotation de facture (moi j’ai mis FAC2012 , le numéro de ma 1ere facture avec myboolo est FAC20121 vu que j’ai commencé à 0). C’est la même chose pour les notes de crédit (j’ai mis NC2012, le numéro de ma 1ere note de crédit est NC20121 vu que j’ai commencé à 0)
- Les conditions générales de ventes : ce texte sera joint à votre offre et votre facture. Cliquez sur Modifier, copier le texte, cliquer sur valider et c’est dans myboolo.
5 .Texte email voir Envoyer un document par email dans myboolo
Voilà votre profil et le paramétrage est terminé. Bon boulot avec myboolo
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Si vous utilisez une note d’envoi pour valider l’expédition de vos marchandises commandes, ne changez rien 😉
Mais si comme moi vous souhaitez appeler la note d’envoi autrement moi c’est bon d’intervention, voici comment faire.
Tout d’abord voilà ce qu’il y a dans ce document : la liste des articles et la date et heure de prestation ou livraison.
Comment changer la date de livraison : Avant d’imprimer le document, dans la page « Facture et autre document » en bas, vous avez une zone Confirmation avec une date de livraison , cliquez sur modifier , entrer la date et l’heure. Que ce soit une livraison ou une intervention (dépannage, aide,…) ou quoi que ce soit, le champ date une fois validé, se retrouvera sur le document Confirmation de commande et Note d’envoi ou (un autre nom). Vous pouvez modifier la date quand vous le souhaitez.
Justement comment changer ce nom à la place de Note d’envoi ? Dans la page « Facture et autres documents » en bas dans la zone Note d’envoi cliquez sur Modifier, tapez le nom dans la zone de titre,cliquez sur valider. Vos documents imprimés ou envoyés par email depuis cet endroit auront le nouveau nom que vous lui avez donné remplacé sur la feuille de ce document.
Ex : Détail de votre réservation, Note d’envoi, Bon de livraison, Bon d’intervention, Liste de prestations, ….
Voilà, myboolo vous permet de personnaliser l’intitulé d’un de vos documents commerciaux.
Bon boulot avec myboolo ! 🙂
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Si comme moi vous avez créé dans Articles avec du contenu variable, c’est-à-dire que l’article a été créé comme suit par exemple
Référence : INTERV/Libellé : Intervention et dépannage / Descriptif : Intervention hors contrat suite à votre demande du : (je laisse un espace où je personnaliserai la date de la demande lorsque j’utiliserai cette article )/Prix d’achat : 40 /unité : heure / Prix Htva : 80 /Taux : 21 (ici c’est de la main d’œuvre ) , vous pourrez personnaliser le contenu de l’article.
Dans le menu « Facture et autres documents » je dois créer un document pour mon client Freth qui a demandé une intervention sur son logiciel.
1 . Je choisi mon client Freth
2. Je clique sur Créer (myboolo crée un nouveau document)
3. Dans mon exemple, je recherche INTERV dans le champ filtre de la partie recherche des articles.
4. Je sélectionne le bon article dans le menu déroulant qui apparait.
5. Je personnalise le contenu du descriptif : ici j’ai mis » le 12/02/2012 » après demande du : et j’ai ajouté le pourquoi : » Blocage sur le logiciel test «
6. Je clique sur ajouter et je recherche d’autres articles que j’ajoute si c’est le cas.
7. Dans ce cas-ci je vais envoyer un bon d’intervention par email voir envoyer un document par email dans myboolo
Génial çà ! 🙂
Et le tout , à partir de mon Ipad dans le parc 😉
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Dans la partie suivi, vous passez votre boulot à la loupe !
Affichage classique : Une sélection de date et de client permet d’afficher la table des documents d’un client entre 2 dates. Vous y retrouverez tous les documents édités, les Offres abouties (il y a une facture ou une Confirmation de commande) et non abouties, les Confirmations de bon de commande et vos documents Notifications (Note d’envoi, ou bon d’intervention, ou autres selon le nom donné).
Cela s’affiche dans la table « Historique des documents édités » . En sélectionnant une ligne vous avez le détail du contenu du document en dessus dans la table « Détail du contenu du document édité ».
Réimpression : vous pouvez réimprimer ces documents à l’identique (pratique quand un client perd une offre, une facture, ou autre) une série de bouton avec l’image d’un doc PDF se trouve juste au dessus de la table « Historique des documents édités ». Cliquez dessus et le PDF est réimprimé.
Payé et non payé : La gestion du suivi des ventes vous permet de sélectionner une ligne d’une facture dans la table « Historique des documents édités » et de cliquer sur Payé.
Votre ligne de document facture sera classé dans Payé. Si vous sélectionnez Payé dans « Sélection des suivis » en haut à droite et que vous cliquez sur Rechercher, la table se rafraichit avec les factures payées et le total payé htva en dessous de la table « Historique des documents édités ». Pratique aussi si vous sélectionnez un client, 2 dates et Payé puis vous cliquez sur Rechercher et vous avez le chiffre d’affaire par client. Bien çà 🙂
Total facturé : le total Facturé se retrouve sous la table « Historique des documents édités » et reprend ce qui est visible dans la table (donc si vous n’avez pas affiché payé) c’est ce qui est dû entre 2 dates. Si vous cochez Payé c’est le montant total facturé payé et non payé.
Archivé et Pas archivé : La gestion du suivi des ventes vous permet de sélectionner une ligne d’une Offre non aboutie dans la table « Historique des documents édités » et de cliquer sur Archivé.
Votre ligne de document offre sera classé dans Archivé. Si vous sélectionnez Archivé et Non Archivé dans « Sélection des suivis » en haut à droite et que vous cliquez sur Rechercher, la table se rafraichit avec les offres non Archivées et Archivées. Pratique pour ne pas voir des documents qui n’ont pas mené à une facturation.
Gestion des documents : dans la table vous voyez pour chaque ligne si un document a une date c’est-à-dire si vous l’avez imprimé ou envoyé par email via « Facture et autres documents ». Chaque date est reprise dans la colonne du type de document édité. Vous avez en 1 coup d’œil vos offres en cours avec la date afin de relancez vos clients. Vous avez vos confirmations de commandes avec la date afin de les facturer. Vous avez votre Notification (Note d’envoi, ou bon d’intervention ou autre nom) qui doivent encore être facturé. Une gestion claire, simple et rapide de votre boulot ! Magnifique non ? 🙂
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En passant par le suivi des ventes, vous voyez les documents édités et leur contenu. Tiens ! parmi ceux-là il y a une offre qui s’est concrétisé en vente.
Dans facturer et autres documents, vous sélectionnez le client et ses documents édités apparaissent dans le tableau de gauche. Vous vous positionnez sur le document que vous voulez facturer. Si vous ne devez rien modifier que le contenu du document peut être facturé tel quel, cliquez sur le bouton imprimer dans la zone facture en bas à gauche de la page. Le PDF est généré vous l’imprimez. Myboolo attribue un numéro de facture suivant votre paramétrage. Voir paramétrage numéro de facture
Une fois la facture imprimée ( en PDF) et /ou sur papier c’est vous qui décidez , vous pouvez aussi envoyer la facture par email : voir envois de document par email.
Vous pouvez enregistrer vos facture sur votre Pc ou mieux, moi j’utilise DropBox dans laquelle j’ai créé des répertoire FacturesEntrées (que je scan ) et FacturesSorties ( issues de Mybooo et que j’enregistre en PDF) : plus d’infos sur Myboolo et DropBox
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Prenons l’exemple d’un client : Freth, il m’a contacté pour que je lui fasse une offre (un développement de logiciel à 1200€).
Dans myboolo vous cliquez sur « facturer et autre document ». Dans la zone du dessus à gauche vous sélectionnez le client (ici Freth) dans le menu déroulant. Ses documents déjà édités apparaissent dans le tableau de droite. Facile et pratique J
Je clic sur créer car je crée un nouveau document. Un numéro de document est remplit dans la zone de création en jaune et une ligne apparait dans la table.
Dans la partie recherche, je vais pouvoir sélectionner mon article, pour que ce soit plus facile , je tape dev dans le filtre de recherche et quand j’ouvre la combo je n’ai plus que mes articles qui concerne le développement . voir comment créer les articles
J’indique les quantités ici 10 mon prix étant de 120€/heure , mon total htva est bien de 1200€.
Je peux personnaliser ou modifier tous les champs suivant de la fiche article si je le veux (TVA, libellé, descriptif, prix unité, unité, quantité). Facile , non ?
Je clique sur ajouter et mon article est dans ma table qui composera mon document.
J’ajoute d’autre article si besoin est. Simple 🙂 .
Je peux modifier en sélectionnant une ligne dans la table , je change le contenu dans la zone article et je clique sur modifier, cela modifie ma ligne . Dans mon exemple je sélectionne ma ligne avec mon développement à 1200€, je change le contenu du descriptif en ajoutant « concerne : votre logiciel demandé » et je clic sur modifier. Pratique pour personnaliser mes articles selon le client.
Voir Créer les documents et facturer trucs et astuces
Je vais écrire le texte de mon offre :
Pour mon client , je vais écrire un texte qui introduit mon offre et qui décrit mon travail.
Myboolo dispose d’un champs Offre pour se faire. Cliquez sur Modifier , et tapez votre texte
Validez le texte est enregistré dans le document.
J’imprime mon offre en cliquant sur imprimer (myboolo enregistre la date de mon offre à ce moment là) . Myboolo vous crée l’offre , le détail des articles de l’offre et le bon de commande ! Génial le tout parfaitement formaté et en 1 clic. Moi j’ai gagné ½ heure avec myboolo pour l’offre de mon client Freth J et pour suivre le tout j’ai un numéro de document créé automatiquement.
J’envoi le PDF sur l’imprimante et/ou l’enregistrer sur mon PC ou mieux sur Dropbox . voir myboolo et dropbox.
A partir de suivi je peux réimprimer l’offre voir suivi
Envoyer par email mon offre voir envoyer un document par email.
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Je suis comme vous envoyer un email c’est plus simple que de payer un timbre.
Et quand j’envois un email d’offre ou un email de confirmation de commande , c’est toujours le même contenu dans l’email si ce n’est le nom de la personne à qui je m’adresse qui change.
Dans myboolo rien de plus facile .
Dans le menu « profil « en bas de la page , vous pouvez créer un email par défaut pour chaque type d’ email à envoyer . Comme je travail avec un Pc et un IPAD çà va me simplifiez mon boulot ! 🙂
Vous sélectionnez le type d’email à droite de « texte et objets d’emails par défaut »
Dans mon exemple Offre, je clic sur modifier et je complète mon email par défaut objet et contenu. Je le fais aussi pour la confirmation de commande, pour la note d’envoi et pour la facture (notez que pour la facture il faudra l’imprimer en PDF avant d’envoyer la facture par email . voir récupérer une offre et la facturer
Dans le menu « facturer et autre document » mon contenu email est disponible par défaut pour chaque type d’email
Dans mon exemple d’offre pour la société Freth, je sélectionne mon document au dessus (si ce n’est déjà fait) et je clique sur modifier dans la zone texte de l’email et je prends offre via la sélection à droite, je personnalise le texte. Je peux joindre un document qui se trouve sur mon Pc (une fiche technique , une photo par exemple). Je valide.
Dans la partie Offre et bon de commande en bas de page je clique sur email et mon offre est envoyé avec l’attachement et le texte de contenu de mon email. Génial 🙂
Et c’est la même chose pour confirmation de commande.
Dans mon exemple Freth me répond en me renvoyant le bon de commande signé. Je confirme sa commande en cliquant modifier dans « texte de l’email « , je choisi Confirmation à droite , je complète et personnalise le contenu et valide.
Dans la zone confirmation de commande en bas , je clique sur modifier, j’ajoute la date de livraison de son développement, je valide. Je clique sur Email et Freth reçoit la confirmation de sa commande avec sa date de livraison. Magnifique , non ? 😉
Là je gagne 1 heure de temps avec myboolo, je ne doit plus recréer chaque document et son contenu, ouf un fameux coup de main pour mon boulot ! 😉
La même chose pour Note d’envoi (si vous livrer du matériel par exemple)
La même chose pour Facture (mais il faut d’abord l’imprimer pour avoir accès au bouton email) voir Récupérer une offre ou une intervention et la facturer
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