Archive for the ‘Trucs et Astuces’ Category

Chez Logicalsys ,nous utilisons myboolo tous les jours pour notre gestion commerciale.

En tant que société informatique, nous devons chaque jour éditer des offres pour du matériel ou des développements. Nous avons aussi des hébergements et des contrats de maintenance à facturer. Enfin nous avons des interventions chez le clients qui font soit partie d’un contrat , soit qui sont payable directement.

Avec Myboolo, nous avons à notre disposition tous nos clients et tous nos articles que nous avons configuré selon nos besoins par catégorie et classé grâce à la référence de l’article. Ex : pour les hébergement nous avons une référence article qui commence par HEB.. ce qui permet de filtrer tous les hébergements pour attribuer les articles aux clients lors de la facturation mensuelle.

Pour nos interventions, nous utilisons aussi toutes les possibilités de myboolo. Nous spécifions aux clients notre intervention rapidement sans perdre de temps de manière administrative. Nous utilisons les documents que nous avons renommé » Bon d’intervention » et l’email que nous avons paramètré dans notre profil comme suit :

Objet : Intervention
Contenu : Nous sommes intervenu le :       selon votre demande reçue par :          de  Mr /Mme: , notre intervention est :

Grâce à ce préparamétrage de l’email , le contenu est rapidement encodé, il nous faut juste ajouter l’article correspondant (notre référence ici est :INT qui sélectionne les types d’interventions , nous choisissons l’article : intervetion à distance dans la liste). Myboolo s’occupe du reste à savoir : le bon d’intervention , l’enregistrement de l’intervention pour le client, l’envoi de l’email avec le bon d’intervention.

Il nous reste fin du mois à facturer le document intervention… rien de plus simple, on clique sur imprimer dans la zone Facture et la facture est complétée automatiquement du contenu du bon d’intervention. Simple , rapide , facile et sans oubli de facturation ! 1 seul clic et cette intervention est facturée !

Une fois facturé le document facture est reprit  dans le suivi où nous gérons , nos paiements des clients, nos rappels, nos échéances de paiements, le tout en un endroit  !

Essayez le et voyez par vous même

www.myboolo.com

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Myboolo.com sauvegarde quotidiennement ses serveurs contenant l’ensemble de vos données.

Ces sauvegardes ne sont pas disponible de manière publique, elles sont protégées par cryptage et stockées sur un espace privé sécurisé.

Dans myboolo vous pouvez aussi sauvegarder vos données grâce à un export en Excel de chaque table et ce par un clic sur le bouton en haut à droite de chaque table. Un menu vous propose de sauvegarder le contenu sous Excel ,  XML ou d’imprimer en PDF.

Myboolo génère des PDF à l’écran , vos documents. Pour afficher les PDF , il faut un logiciel qui le permet.

Sur PC : le top c’est Acodat Reader d’Adobe : http://get.adobe.com/fr/reader/

Pour l’iPad : http://itunes.apple.com/fr/app/pdf-reader-pro/id300298606?mt=8

Retourner sur : http://www.myboolo.com

Vous êtes interessé par le truc et astuce Myboolo et Dropbox

Complétez le formulaire et je vous envois le truc et astuce et le lien vers dropbox.
Dropbox vous permettra de garder en ligne aussi tous vos documents (factures d’achats, document commerciaux,…) ils seront accessible partout tout comme myboolo. Pour une totale mobilité.

Si vous utilisez une note d’envoi pour valider l’expédition de vos marchandises commandes, ne changez rien 😉

Mais si comme moi vous souhaitez appeler la note d’envoi autrement moi c’est bon d’intervention, voici comment faire.

Tout d’abord voilà ce qu’il y a dans ce document : la liste des articles et la date et heure de prestation ou livraison.

Comment changer la date de livraison : Avant d’imprimer le document, dans la page «  Facture et autre document » en bas, vous avez une zone Confirmation avec une date de livraison , cliquez sur modifier , entrer la date et l’heure. Que ce soit une livraison ou une intervention (dépannage, aide,…) ou quoi que ce soit, le champ date une fois validé, se retrouvera sur le document Confirmation de commande et Note d’envoi ou (un autre nom). Vous pouvez modifier la date quand vous le souhaitez.

Justement comment changer ce nom à la place de Note d’envoi ? Dans la page « Facture et autres documents » en bas dans la zone Note d’envoi cliquez sur Modifier, tapez le nom dans la zone de titre,cliquez sur valider. Vos documents imprimés ou envoyés par email depuis cet endroit auront le nouveau nom que vous lui avez donné remplacé sur la feuille de ce document.

Ex : Détail de votre réservation, Note d’envoi, Bon de livraison, Bon d’intervention, Liste de prestations, ….

Voilà,  myboolo vous permet de personnaliser l’intitulé d’un de vos documents commerciaux.

Bon boulot avec myboolo ! 🙂

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Si comme moi vous avez créé dans Articles avec du contenu variable, c’est-à-dire que l’article a été créé comme suit par exemple

Référence : INTERV/Libellé : Intervention et dépannage / Descriptif : Intervention hors contrat suite à votre demande du : (je laisse un espace où je personnaliserai  la date de la demande lorsque j’utiliserai cette article )/Prix d’achat : 40  /unité : heure / Prix Htva : 80 /Taux : 21 (ici c’est de la main d’œuvre ) , vous pourrez personnaliser le contenu de l’article.

Dans le menu «  Facture et autres documents » je dois créer un document pour mon client Freth qui a demandé une intervention sur son logiciel.

1 . Je choisi mon client Freth

2. Je clique sur Créer (myboolo crée un nouveau document)

3. Dans mon exemple, je recherche INTERV dans le champ filtre de la partie recherche des articles.

4. Je sélectionne le bon article dans le menu déroulant qui apparait.

5. Je personnalise le contenu du descriptif : ici j’ai mis » le 12/02/2012 » après demande du : et j’ai ajouté le pourquoi : » Blocage sur le logiciel test « 

6. Je clique sur ajouter et je recherche d’autres articles que j’ajoute si c’est le cas.

7. Dans ce cas-ci je vais envoyer un bon d’intervention par email  voir envoyer un document par email dans myboolo

 Génial çà !  🙂

Et le tout , à partir de mon Ipad dans le parc 😉

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En passant par le suivi des ventes, vous voyez les documents édités et leur contenu. Tiens ! parmi ceux-là il y a une offre qui s’est concrétisé en vente.

Dans facturer et autres documents, vous sélectionnez le client et ses documents édités apparaissent dans le tableau de gauche. Vous vous positionnez sur le document que vous voulez facturer. Si vous ne devez rien modifier que le contenu du document peut être facturé tel quel, cliquez sur le bouton imprimer dans la zone facture en bas à gauche de la page. Le PDF est généré vous l’imprimez. Myboolo attribue un numéro de facture suivant votre paramétrage. Voir paramétrage numéro de facture

Une fois la facture imprimée ( en PDF) et /ou sur papier c’est vous qui décidez ,  vous pouvez aussi envoyer la facture par email : voir envois de document par email.

Vous pouvez enregistrer vos facture sur votre Pc ou mieux, moi j’utilise DropBox  dans laquelle j’ai créé des répertoire FacturesEntrées (que je scan ) et FacturesSorties  ( issues de Mybooo et que j’enregistre en PDF) : plus d’infos sur Myboolo et DropBox

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Prenons l’exemple d’un client : Freth, il m’a contacté pour que je lui fasse une offre (un développement de logiciel à 1200€).

Dans myboolo vous  cliquez sur « facturer et autre document ». Dans la zone du dessus à gauche vous sélectionnez le client (ici Freth) dans le menu déroulant. Ses documents déjà édités apparaissent dans le tableau de droite. Facile et pratique J

Je clic sur créer car je crée un nouveau document. Un numéro de document est remplit dans la zone de création en jaune et une ligne apparait dans la table.

Dans la partie recherche, je vais pouvoir sélectionner mon article, pour que ce soit plus facile , je tape dev dans le filtre de recherche et quand j’ouvre la combo je n’ai plus que mes articles qui concerne le développement . voir comment créer les articles

J’indique les quantités ici 10 mon prix étant de 120€/heure , mon total htva est bien de 1200€.
Je peux personnaliser ou modifier tous les champs suivant de la fiche article si je le veux (TVA, libellé, descriptif, prix unité, unité, quantité). Facile , non ?

Je clique sur ajouter et mon article est dans ma table qui composera mon document.
J’ajoute d’autre article si besoin est. Simple 🙂 .
Je peux modifier en sélectionnant une ligne dans la table , je change le contenu dans la zone article et je clique sur modifier, cela modifie ma ligne . Dans mon exemple je sélectionne ma ligne avec mon développement à 1200€, je change le contenu du descriptif en ajoutant « concerne : votre logiciel demandé » et je clic sur modifier. Pratique pour personnaliser mes articles selon le client.

Voir Créer les documents et facturer  trucs et astuces

Je vais écrire le texte de mon offre :

Pour mon client , je vais écrire un texte qui introduit mon offre et qui décrit mon travail.
Myboolo dispose d’un champs Offre pour se faire. Cliquez sur Modifier , et tapez votre texte

Validez le texte est enregistré dans le document.

J’imprime mon offre en cliquant sur imprimer (myboolo enregistre la date de mon offre à ce moment là) .  Myboolo vous crée l’offre , le détail des articles de l’offre et le bon de commande ! Génial le tout parfaitement formaté et en 1 clic. Moi j’ai gagné ½ heure avec myboolo pour l’offre de mon client Freth J et pour suivre le tout j’ai un numéro de document créé automatiquement.

J’envoi le PDF sur l’imprimante et/ou l’enregistrer sur mon PC ou mieux sur Dropbox . voir myboolo et dropbox.

A partir de suivi je peux réimprimer l’offre voir suivi

Envoyer par email mon offre voir envoyer un document par email.

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Je suis comme vous envoyer un email c’est plus simple que de payer un timbre.
Et quand j’envois un email d’offre ou un email de confirmation de commande , c’est toujours le même contenu dans l’email si ce n’est le nom de la personne à qui je m’adresse qui change.

Dans myboolo rien de plus facile .

Dans le menu « profil « en bas de la page , vous pouvez créer un email par défaut pour chaque type d’ email à envoyer . Comme je travail avec un Pc et un IPAD çà va me simplifiez mon boulot ! 🙂

Vous sélectionnez le type d’email à droite de « texte et objets d’emails par défaut »
Dans mon exemple Offre, je clic sur modifier et je complète mon email par défaut objet et contenu. Je le fais aussi pour la confirmation de commande, pour la note d’envoi et pour la facture (notez que pour la facture il faudra l’imprimer en PDF avant d’envoyer la facture par email . voir récupérer une offre et la facturer

Dans le menu « facturer et autre document » mon contenu email est disponible par défaut pour chaque type d’email

Dans mon exemple d’offre pour la société Freth, je sélectionne mon document au dessus (si ce n’est déjà fait) et je clique sur modifier dans la zone texte de l’email et je prends offre via la sélection à droite, je personnalise le texte. Je peux joindre un document qui se trouve sur mon Pc (une fiche technique , une photo par exemple). Je valide.

Dans la partie Offre et bon de commande en bas de page je clique sur email et mon offre est envoyé avec l’attachement et le texte de contenu de mon email.  Génial 🙂

Et c’est la même chose pour confirmation de commande.

Dans mon exemple Freth  me répond en me renvoyant le bon de commande signé. Je confirme sa commande en cliquant modifier dans « texte de l’email «  , je choisi Confirmation à droite , je complète et personnalise le contenu et valide.
Dans la zone confirmation de commande en bas , je clique sur modifier, j’ajoute la date de livraison de son développement, je valide. Je clique sur Email et Freth reçoit la confirmation de sa commande avec sa date de livraison. Magnifique , non ? 😉

Là je gagne 1 heure de temps avec myboolo, je ne doit plus recréer chaque document et son contenu, ouf un fameux coup de main pour mon boulot ! 😉

La même chose pour Note d’envoi (si vous livrer du matériel par exemple)

La même chose pour Facture (mais il faut d’abord l’imprimer pour avoir accès au bouton email) voir Récupérer une offre ou une intervention et la facturer

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    Frederic Debeck :
    Concept -Design - Projet Manager

    Cedric Vandermeulen :
    Developpeur

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