Le but c’est évidement de gagner du temps donc on va créer tous nos articles qui reviennent de manière récurrente dans nos offres et dans nos autres documents.
ATTENTION si vous n’avez pas complété vos taux de TVA dans le menu « Profil » , faites le maintenant avant de commencer les articles.
Quand je parle d’article c’est ce compris la main d’œuvre ou le temps de travail en plus de la marchandise et des services.
Dans mon profil sur myboolo, je suis une société d’informatique qui héberge des sites , qui maintiens des logiciels qui dépanne et qui développe, j’ai donc créer des articles comme ceci :
Référence : HEBWEBM /Libellé : Hébergement mensuel de site Webdev premium/ Descriptif : Contrat d’hébergement de site Webdev GO d’espace disque, 10 adresse email, trafic illimités/ Prix d’achat : 1 / unité : mois / Prix Htva : 25/ Taux : 21 (ici c’est un service sous forme de contrat)
Référence : VENTMAT/Libellé : Matériel PC portable : (je laisse un endroit pour mettre le nom du PC, … car dans mon cas je ne vend pas ce matériel régulièrement)/ Descriptif : Portable de marque : ,Disque dur : , Mémoire : , Processeur : , (je laisse volontairement de la place pour compléter au cas par cas quand j’utiliserai cette article)/ Prix d’achat : 1 (je mets 1 car je ne sais pas le prix)/ Unité : pièce / Prix Htva : 1 (je mets je ne sais pas le prix et je changerai dans l’offre)/ Taux : 21 (ici c’est du matériel)
Référence : INTERV/Libellé : Intervention et dépannage / Descriptif : Intervention hors contrat suite à votre demande du : (je laisse un espace où je personnaliserai la date de la demande lorsque j’utiliserai cette article )/Prix d’achat : 40 /unité : heure / Prix Htva : 80 /Taux : 21 (ici c’est de la main d’œuvre )
Référence : VENTSCAN/ Libellé : Scanner RF / Descriptif : Scanner Powerscan en Usb avec sa base/ Prix d’achat : 456 / Unité : pièce / Prix Htva : 680/ Taux : 21 (ici c’est un article que je vends souvent donc je le crée entièrement)
Voilà donc pour les exemples des articles et comment vous faciliter la vie grâce à myboolo.
Pour créer vos articles dans myboolo en haut vous choisissez entre 2 possibilités :
1. Soit vous utilisez le fichier xls fournit : Il faut respecter l’ordre des colonnes et compléter l’entièreté. Sinon vous devrez repasser sur chaque article et ce n’est pas le but ;-).
Une fois le fichier complété, enregistrez le sur le bureau du PC. Cliquez sur Parcourir, sélectionnez le fichier, et cliquez sur Importer. Vos articles seront dans la table en dessous.
N’oubliez pas le petit truc et astuce que je vous ai décrit plus haut pour les articles qui changent souvent, créez un libellé et un descriptif que vous personnaliserez à l’utilisation comme moi avec les PC portables, vous éviterez d’avoir des listes interminables d’articles obsolètes.
2. Soit vous utilisez le formulaire en cliquant sur 2 à partir du formulaire et vous créez les articles un par un.
Vous pouvez supprimer un article en sélectionnant la ligne dans la table et en cliquant sur supprimer.
Vous pouvez modifier un article en sélectionnant la ligne dans la table et en cliquant sur modifier puis valider.
Voilà déjà votre myboolo est presque prêt . Reste les clients
Retourner sur : http://www.myboolo.com
Myboolo.com sauvegarde quotidiennement ses serveurs contenant l’ensemble de vos données.
Ces sauvegardes ne sont pas disponible de manière publique, elles sont protégées par cryptage et stockées sur un espace privé sécurisé.
Dans myboolo vous pouvez aussi sauvegarder vos données grâce à un export en Excel de chaque table et ce par un clic sur le bouton en haut à droite de chaque table. Un menu vous propose de sauvegarder le contenu sous Excel , XML ou d’imprimer en PDF.
Quand vous vous êtes inscrit dans Myboolo, vous avez créé profil. Celui-ci peut être complété par exemple :
Ajouter votre logo (max 200X140 pixels) , il se retrouvera sur vos documents
Ajouter votre métier et sa catégorie, il se retrouve sur le site myboolo , une pub gratuite J
Ajouter votre compte IBAN et BIC de votre banque , il se retrouve sur vos document et surtout sur la facture .
Mais le paramétrage de votre profil va plus loin et est indispensable pour utiliser pleinement myboolo. Cela prendra 4minutes pas plus.
- La tva : une zone vous permet d’ajouter les taux de tva en vigueur dans votre pays : cliquez sur ajoutez un champ vide permet de taper le chiffre avec les décimales mais sans le %. Cliquez ensuite sur valider. Vous vous êtes trompé, sélectionner dans le table tva à côté la ligne et cliquez sur modifier puis sur valider. Attention complétez cette partie avant les articles sinon vous n’aurez pas de tva dans vos articles.
- Le texte bas de facture : ce texte permet d’ajouter sur vos documents des informations de type : attention nouvelle adresses , ou frais de déplacement : €/km, ou tous nos prix sont susceptibles d’être modifiés sans avis préalable,… c’est vous qui voyez. Cliquez sur valider et c’est dans myboolo et sur vos documents.
- Numéros de factures et date d’échéance : cette partie permet de commencer la numérotation de facture où vous le souhaitez. Cliquez sur modifier, indiquez le numéro de facture de votre dernière facture (sans radical de type FAC2012). Le nombre de jour date facture est l’échéance de la facture par rapport à sa date (15 ou 30) par exemple. Le préfixe facture est le début de votre numérotation de facture (moi j’ai mis FAC2012 , le numéro de ma 1ere facture avec myboolo est FAC20121 vu que j’ai commencé à 0). C’est la même chose pour les notes de crédit (j’ai mis NC2012, le numéro de ma 1ere note de crédit est NC20121 vu que j’ai commencé à 0)
- Les conditions générales de ventes : ce texte sera joint à votre offre et votre facture. Cliquez sur Modifier, copier le texte, cliquer sur valider et c’est dans myboolo.
5 .Texte email voir Envoyer un document par email dans myboolo
Voilà votre profil et le paramétrage est terminé. Bon boulot avec myboolo
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Lors de votre inscription sur myboolo, vous accédez à myboolo gratuitement sans limite de temps. Vous pouvez créer des documents et facturer ( 5 factures mensuelles). Abonnez-vous en vous disposez de la version illimité de génération de factures.
Profitez en pour tester myboolo en y entrant vos clients et vos articles. Afin de pouvoir vous abonner sans devoir tout recommencer à zéro et via une autre inscription, utiliser votre vrai profil, vos vrais clients et vrais articles.
Inscription: lorsque vous entrez votre login (adresse email) et votre mot de passe (au choix mais à retenir), vous êtes redirigé vers une page confirmation où vous complétez votre profil. N’oubliez pas d’abord le pays, la langue et à la fin votre Métier et votre Catégorie , vous serez repris sur le site. Profitez en pour parler de votre entreprise en quelques mots dans « Description de votre activité « cela vous fera un peu de pub gratuite 🙂 . Cliquez sur valider.
Validation : Vous serez avertis par email de votre inscription, un lien de validation vous est envoyé sur votre adresse d’inscription. Cliquez sur ce lien pour valider votre inscription vous serez redirigé vers votre profil. Attention aux champs obligatoire (Nom, Adresse, Pays , Email, TVA).
TVA : si vous n’avez pas de numéro de tva : tapez NA (non assujettis)
Profil : Si vous n’avez pas complété tout votre profil par exemple votre logo ou votre compte IBAN et BIC lors de la confirmation de votre inscription,vous pouvez le compléter dans votre profil.
Bon boulot avec myboolo.
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Le principe est simple , vous avez des amis , des connaissances , des collègues qui seraient interessés par myboolo? Passez par le lien « Parrainez » (au bas des pages articles, pages clients, pages suivi et sur la page tableau de bord).
Entrez l’adresse email de votre filleul (vérifiée à son inscription sur myboolo) cliquez sur Ajouter et envoyez lui un petit texte avec le lien myboolo.
Vous pouvez ajouter autant d’adresse que vous le souhaitez. Vous gagnerez 1mois de facturation illimitée par utilisateur parrainé inscrit.
Petite règle : l’utilisateur parrainné doit s’être inscrit correctement avec une profil complet, une seule fois avec une adresse email valide. Il doit utiliser myboolo (liste des clients complétée, liste des articles complétée et un document généré à une date).
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Myboolo génère des PDF à l’écran , vos documents. Pour afficher les PDF , il faut un logiciel qui le permet.
Sur PC : le top c’est Acodat Reader d’Adobe : http://get.adobe.com/fr/reader/
Pour l’iPad : http://itunes.apple.com/fr/app/pdf-reader-pro/id300298606?mt=8
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Dans Myboolo vous devez mettre votre numéro de compte IBAN et votre compte BIC .
Où trouver le bon format et le code BIC ?
Pour les Belges : http://www.ibanbic.be/
Pour tous : http://fr.iban-bic.com/iban_und_bic.0.html?&L=5
C ‘est assez bien fait et çà fonctionne .
Retourner sur : http://www.myboolo.com
Dans myboolo la taille de votre logo doit être de 200X140 pixels afin que l’image soit nette dans vos PDF .
Voilà que le votre est beaucoup trop grand ! Voici des liens pour modifier la taille :
http://reduction-image.com/resizer-online/
Je n’ai pas tout testé mais cela devrait vous aider.
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Complétez le formulaire et je vous envois le truc et astuce et le lien vers dropbox.
Dropbox vous permettra de garder en ligne aussi tous vos documents (factures d’achats, document commerciaux,…) ils seront accessible partout tout comme myboolo. Pour une totale mobilité.
Si vous utilisez une note d’envoi pour valider l’expédition de vos marchandises commandes, ne changez rien 😉
Mais si comme moi vous souhaitez appeler la note d’envoi autrement moi c’est bon d’intervention, voici comment faire.
Tout d’abord voilà ce qu’il y a dans ce document : la liste des articles et la date et heure de prestation ou livraison.
Comment changer la date de livraison : Avant d’imprimer le document, dans la page « Facture et autre document » en bas, vous avez une zone Confirmation avec une date de livraison , cliquez sur modifier , entrer la date et l’heure. Que ce soit une livraison ou une intervention (dépannage, aide,…) ou quoi que ce soit, le champ date une fois validé, se retrouvera sur le document Confirmation de commande et Note d’envoi ou (un autre nom). Vous pouvez modifier la date quand vous le souhaitez.
Justement comment changer ce nom à la place de Note d’envoi ? Dans la page « Facture et autres documents » en bas dans la zone Note d’envoi cliquez sur Modifier, tapez le nom dans la zone de titre,cliquez sur valider. Vos documents imprimés ou envoyés par email depuis cet endroit auront le nouveau nom que vous lui avez donné remplacé sur la feuille de ce document.
Ex : Détail de votre réservation, Note d’envoi, Bon de livraison, Bon d’intervention, Liste de prestations, ….
Voilà, myboolo vous permet de personnaliser l’intitulé d’un de vos documents commerciaux.
Bon boulot avec myboolo ! 🙂
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