Si comme moi vous avez créé dans Articles avec du contenu variable, c’est-à-dire que l’article a été créé comme suit par exemple

Référence : INTERV/Libellé : Intervention et dépannage / Descriptif : Intervention hors contrat suite à votre demande du : (je laisse un espace où je personnaliserai  la date de la demande lorsque j’utiliserai cette article )/Prix d’achat : 40  /unité : heure / Prix Htva : 80 /Taux : 21 (ici c’est de la main d’œuvre ) , vous pourrez personnaliser le contenu de l’article.

Dans le menu «  Facture et autres documents » je dois créer un document pour mon client Freth qui a demandé une intervention sur son logiciel.

1 . Je choisi mon client Freth

2. Je clique sur Créer (myboolo crée un nouveau document)

3. Dans mon exemple, je recherche INTERV dans le champ filtre de la partie recherche des articles.

4. Je sélectionne le bon article dans le menu déroulant qui apparait.

5. Je personnalise le contenu du descriptif : ici j’ai mis » le 12/02/2012 » après demande du : et j’ai ajouté le pourquoi : » Blocage sur le logiciel test « 

6. Je clique sur ajouter et je recherche d’autres articles que j’ajoute si c’est le cas.

7. Dans ce cas-ci je vais envoyer un bon d’intervention par email  voir envoyer un document par email dans myboolo

 Génial çà !  🙂

Et le tout , à partir de mon Ipad dans le parc 😉

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Dans le menu principal et dans le tableau de bord , vous disposez d’un lien vers la zone achat de votre abonnement.

Vous pouvez vous abonner comme bon vous semble à myboolo. C’est vous qui choisissez le nombre de mois d’utilisation avec un nombre de facturation illimité.

Vous cliquez sur « j’ajoute à la commande » , une fois le nombre décidé et vous cliquez sur valider en haut à droite .

Le site vous redirige sur la zone de validation (vérifier vos coordonnées de facturation, si elles ne sont pas bonne, retournez dans votre profil pour les modifier ).

Cliquez sur commander et le site vous imprime en PDF votre bon de commande avec un numéro de communication pour votre virement.

Une fois le virement effectué et reçu en paiement, nous validons votre abonnement payé (comptez le temps d’un virement bancaire national ou international vers la Belgique).

Votre facture apparaitra dans le menu commande dans le tableau à l’état payé , cliquez sur le document PDF et imprimez le . Nous vous remercions pour votre abonnement à myboolo.

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Dans la partie suivi, vous passez votre boulot à la loupe !

Affichage classique : Une sélection de date et de client permet d’afficher la table des documents d’un client entre 2 dates. Vous y retrouverez tous les documents édités, les Offres abouties (il y a une facture ou une Confirmation de commande) et non abouties, les Confirmations de bon de commande et vos documents Notifications (Note d’envoi, ou bon d’intervention, ou autres selon le nom donné).

Cela s’affiche dans la table « Historique des documents édités » . En sélectionnant une ligne vous avez le détail du contenu du document en dessus dans la table « Détail du contenu du document édité ».

Réimpression : vous pouvez réimprimer ces documents à l’identique (pratique quand un client perd une offre, une facture, ou autre) une série de bouton avec l’image d’un doc PDF se trouve juste au dessus de la table «  Historique des documents édités ». Cliquez dessus et le PDF est réimprimé.

Payé et non payé : La gestion du suivi des ventes vous permet de sélectionner une ligne d’une facture dans la table « Historique des documents édités » et de cliquer sur Payé.
Votre ligne de document facture sera classé dans Payé. Si vous sélectionnez Payé dans  « Sélection des suivis » en haut à droite et que vous cliquez sur Rechercher, la table se rafraichit avec les factures payées et le total payé htva en dessous de la table « Historique des documents édités ». Pratique aussi si vous sélectionnez un client, 2 dates et  Payé puis vous cliquez sur Rechercher et vous avez le chiffre d’affaire par client. Bien çà  🙂

Total facturé : le total Facturé se retrouve sous la table « Historique des documents édités » et reprend ce qui est visible dans la table (donc si vous n’avez pas affiché payé) c’est ce qui est dû entre 2 dates. Si vous cochez Payé c’est le montant total facturé payé et non payé.

Archivé et Pas archivé : La gestion du suivi des ventes vous permet de sélectionner une ligne d’une Offre non aboutie dans la table « Historique des documents édités » et de cliquer sur Archivé.

Votre ligne de document offre sera classé dans Archivé. Si vous sélectionnez Archivé et Non Archivé dans  « Sélection des suivis » en haut à droite et que vous cliquez sur Rechercher, la table se rafraichit avec les offres non Archivées et Archivées. Pratique pour ne pas voir des documents qui n’ont pas mené à une facturation.

Gestion des documents : dans la table vous voyez pour chaque ligne si un document a une date c’est-à-dire si vous l’avez imprimé ou envoyé par email via «  Facture et autres documents ». Chaque date est reprise dans la colonne du type de document édité. Vous avez en 1 coup d’œil vos offres en cours avec la date afin de relancez vos clients. Vous avez vos confirmations de commandes avec la date afin de les facturer. Vous avez votre Notification (Note d’envoi, ou bon d’intervention ou autre nom) qui doivent encore  être facturé. Une gestion claire, simple et rapide de votre boulot ! Magnifique non ? 🙂

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En passant par le suivi des ventes, vous voyez les documents édités et leur contenu. Tiens ! parmi ceux-là il y a une offre qui s’est concrétisé en vente.

Dans facturer et autres documents, vous sélectionnez le client et ses documents édités apparaissent dans le tableau de gauche. Vous vous positionnez sur le document que vous voulez facturer. Si vous ne devez rien modifier que le contenu du document peut être facturé tel quel, cliquez sur le bouton imprimer dans la zone facture en bas à gauche de la page. Le PDF est généré vous l’imprimez. Myboolo attribue un numéro de facture suivant votre paramétrage. Voir paramétrage numéro de facture

Une fois la facture imprimée ( en PDF) et /ou sur papier c’est vous qui décidez ,  vous pouvez aussi envoyer la facture par email : voir envois de document par email.

Vous pouvez enregistrer vos facture sur votre Pc ou mieux, moi j’utilise DropBox  dans laquelle j’ai créé des répertoire FacturesEntrées (que je scan ) et FacturesSorties  ( issues de Mybooo et que j’enregistre en PDF) : plus d’infos sur Myboolo et DropBox

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Prenons l’exemple d’un client : Freth, il m’a contacté pour que je lui fasse une offre (un développement de logiciel à 1200€).

Dans myboolo vous  cliquez sur « facturer et autre document ». Dans la zone du dessus à gauche vous sélectionnez le client (ici Freth) dans le menu déroulant. Ses documents déjà édités apparaissent dans le tableau de droite. Facile et pratique J

Je clic sur créer car je crée un nouveau document. Un numéro de document est remplit dans la zone de création en jaune et une ligne apparait dans la table.

Dans la partie recherche, je vais pouvoir sélectionner mon article, pour que ce soit plus facile , je tape dev dans le filtre de recherche et quand j’ouvre la combo je n’ai plus que mes articles qui concerne le développement . voir comment créer les articles

J’indique les quantités ici 10 mon prix étant de 120€/heure , mon total htva est bien de 1200€.
Je peux personnaliser ou modifier tous les champs suivant de la fiche article si je le veux (TVA, libellé, descriptif, prix unité, unité, quantité). Facile , non ?

Je clique sur ajouter et mon article est dans ma table qui composera mon document.
J’ajoute d’autre article si besoin est. Simple 🙂 .
Je peux modifier en sélectionnant une ligne dans la table , je change le contenu dans la zone article et je clique sur modifier, cela modifie ma ligne . Dans mon exemple je sélectionne ma ligne avec mon développement à 1200€, je change le contenu du descriptif en ajoutant « concerne : votre logiciel demandé » et je clic sur modifier. Pratique pour personnaliser mes articles selon le client.

Voir Créer les documents et facturer  trucs et astuces

Je vais écrire le texte de mon offre :

Pour mon client , je vais écrire un texte qui introduit mon offre et qui décrit mon travail.
Myboolo dispose d’un champs Offre pour se faire. Cliquez sur Modifier , et tapez votre texte

Validez le texte est enregistré dans le document.

J’imprime mon offre en cliquant sur imprimer (myboolo enregistre la date de mon offre à ce moment là) .  Myboolo vous crée l’offre , le détail des articles de l’offre et le bon de commande ! Génial le tout parfaitement formaté et en 1 clic. Moi j’ai gagné ½ heure avec myboolo pour l’offre de mon client Freth J et pour suivre le tout j’ai un numéro de document créé automatiquement.

J’envoi le PDF sur l’imprimante et/ou l’enregistrer sur mon PC ou mieux sur Dropbox . voir myboolo et dropbox.

A partir de suivi je peux réimprimer l’offre voir suivi

Envoyer par email mon offre voir envoyer un document par email.

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Je suis comme vous envoyer un email c’est plus simple que de payer un timbre.
Et quand j’envois un email d’offre ou un email de confirmation de commande , c’est toujours le même contenu dans l’email si ce n’est le nom de la personne à qui je m’adresse qui change.

Dans myboolo rien de plus facile .

Dans le menu « profil « en bas de la page , vous pouvez créer un email par défaut pour chaque type d’ email à envoyer . Comme je travail avec un Pc et un IPAD çà va me simplifiez mon boulot ! 🙂

Vous sélectionnez le type d’email à droite de « texte et objets d’emails par défaut »
Dans mon exemple Offre, je clic sur modifier et je complète mon email par défaut objet et contenu. Je le fais aussi pour la confirmation de commande, pour la note d’envoi et pour la facture (notez que pour la facture il faudra l’imprimer en PDF avant d’envoyer la facture par email . voir récupérer une offre et la facturer

Dans le menu « facturer et autre document » mon contenu email est disponible par défaut pour chaque type d’email

Dans mon exemple d’offre pour la société Freth, je sélectionne mon document au dessus (si ce n’est déjà fait) et je clique sur modifier dans la zone texte de l’email et je prends offre via la sélection à droite, je personnalise le texte. Je peux joindre un document qui se trouve sur mon Pc (une fiche technique , une photo par exemple). Je valide.

Dans la partie Offre et bon de commande en bas de page je clique sur email et mon offre est envoyé avec l’attachement et le texte de contenu de mon email.  Génial 🙂

Et c’est la même chose pour confirmation de commande.

Dans mon exemple Freth  me répond en me renvoyant le bon de commande signé. Je confirme sa commande en cliquant modifier dans « texte de l’email «  , je choisi Confirmation à droite , je complète et personnalise le contenu et valide.
Dans la zone confirmation de commande en bas , je clique sur modifier, j’ajoute la date de livraison de son développement, je valide. Je clique sur Email et Freth reçoit la confirmation de sa commande avec sa date de livraison. Magnifique , non ? 😉

Là je gagne 1 heure de temps avec myboolo, je ne doit plus recréer chaque document et son contenu, ouf un fameux coup de main pour mon boulot ! 😉

La même chose pour Note d’envoi (si vous livrer du matériel par exemple)

La même chose pour Facture (mais il faut d’abord l’imprimer pour avoir accès au bouton email) voir Récupérer une offre ou une intervention et la facturer

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Vous êtes interressé par plus d’infos ou par être tenu au courant de la date de sortie? complétez le formulaire ci-dessous :

 

 Suivez vos paiements et l’état de vos offres envoyées avec myboolo.

Grâce à myboolo vous surveillez votre boulot à la loupe. Une table de suivi vous permet de trier les documents édités , de vérifier l’aboutissement d’une offre, de vérifier ou valider un paiement de facture, de lister la facturation d’un client et de vérifier son chiffre d’affaire.
Le détail de chaque document sélectionné dans la table apparait, en un coup d’oeil vous visualisez le contenu de chaque offre faites, chaque factures, de quoi répondre facilement à une demande d’un client sans être au bureau !

Facturation :

Faites vos factures, offres, réceptionnez vos commandes depuis n’importe où !

Depuis myboolo, vous sélectionnez le client, les articles et vous envoyer ou imprimer votre offre avec bon nde commande directement préformaté avec vos coordonées dans une présentation impeccable.
Envoyer l’offre , la confirmation de commande ou la facture par email en 1 clic et en sélectionnat votre message prédéfinit.
Depuis n’importe où vous effectuez votre boulot administratif et pourquoi pas faire l’offre en direct depuis chez votre client.

Sur ce blog vous disposez d’articles explicatifs sur l’utilisation du site myboolo, sur des trucs et astuces et sur  l’utilisation du blog myboolo.

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