Posts Tagged ‘email’
ATTENTION : important essayez d’avoir l’email de vos clients, vous pourrez utiliser pleinement myboolo en leur envoyant vos documents par email.
Très simple :
Pour créer vos clients dans myboolo en haut vous choisissez entre 2 possibilités :
1. Soit vous utilisez le fichier xls fournit : Il faut respecter l’ordre des colonnes et compléter l’entièreté. Sinon vous devrez repasser sur chaque client et ce n’est pas le but ;-).
Une fois le fichier complété, enregistrez le sur le bureau du PC. Cliquez sur Parcourir, sélectionnez le fichier, et cliquez sur Importer. Vos clients seront dans la table en dessous.
ATTENTION pour le pays , écrivez le complètement en lettre avec une Majuscule : France , Belgique, Luxembourg…
Pour la référence : indiquez un numéro de client (il sera repris dans les numéros de documents).
Tva: Indiquez le numéro de tva du client si vous ne l’avez pas tapez NA (non assujettis), vous pourrez encore le modifier dans la fiche du client.
Langue : elle n’est pas dans le fichier, par défaut ce sera la langue issue de votre profil. Vous pourrez modifier la fiche client pour changer la langue si besoin est.
2. Soit vous utilisez le formulaire en cliquant sur 2 à partir du formulaire et vous créez les clients un par un.
Vous pouvez supprimer un article en sélectionnant la ligne dans la table et en cliquant sur supprimer.
Vous pouvez modifier un article en sélectionnant la ligne dans la table et en cliquant sur modifier puis valider.
Voilà déjà votre myboolo est prêt si vous avez complété les articles voir Créer et ajouter des articles
et bien complété votre profil voir Créer son profil
Retourner sur http://www.myboolo.com
Quand vous vous êtes inscrit dans Myboolo, vous avez créé profil. Celui-ci peut être complété par exemple :
Ajouter votre logo (max 200X140 pixels) , il se retrouvera sur vos documents
Ajouter votre métier et sa catégorie, il se retrouve sur le site myboolo , une pub gratuite J
Ajouter votre compte IBAN et BIC de votre banque , il se retrouve sur vos document et surtout sur la facture .
Mais le paramétrage de votre profil va plus loin et est indispensable pour utiliser pleinement myboolo. Cela prendra 4minutes pas plus.
- La tva : une zone vous permet d’ajouter les taux de tva en vigueur dans votre pays : cliquez sur ajoutez un champ vide permet de taper le chiffre avec les décimales mais sans le %. Cliquez ensuite sur valider. Vous vous êtes trompé, sélectionner dans le table tva à côté la ligne et cliquez sur modifier puis sur valider. Attention complétez cette partie avant les articles sinon vous n’aurez pas de tva dans vos articles.
- Le texte bas de facture : ce texte permet d’ajouter sur vos documents des informations de type : attention nouvelle adresses , ou frais de déplacement : €/km, ou tous nos prix sont susceptibles d’être modifiés sans avis préalable,… c’est vous qui voyez. Cliquez sur valider et c’est dans myboolo et sur vos documents.
- Numéros de factures et date d’échéance : cette partie permet de commencer la numérotation de facture où vous le souhaitez. Cliquez sur modifier, indiquez le numéro de facture de votre dernière facture (sans radical de type FAC2012). Le nombre de jour date facture est l’échéance de la facture par rapport à sa date (15 ou 30) par exemple. Le préfixe facture est le début de votre numérotation de facture (moi j’ai mis FAC2012 , le numéro de ma 1ere facture avec myboolo est FAC20121 vu que j’ai commencé à 0). C’est la même chose pour les notes de crédit (j’ai mis NC2012, le numéro de ma 1ere note de crédit est NC20121 vu que j’ai commencé à 0)
- Les conditions générales de ventes : ce texte sera joint à votre offre et votre facture. Cliquez sur Modifier, copier le texte, cliquer sur valider et c’est dans myboolo.
5 .Texte email voir Envoyer un document par email dans myboolo
Voilà votre profil et le paramétrage est terminé. Bon boulot avec myboolo
Retourner sur : http://www.myboolo.com
Prenons l’exemple d’un client : Freth, il m’a contacté pour que je lui fasse une offre (un développement de logiciel à 1200€).
Dans myboolo vous cliquez sur « facturer et autre document ». Dans la zone du dessus à gauche vous sélectionnez le client (ici Freth) dans le menu déroulant. Ses documents déjà édités apparaissent dans le tableau de droite. Facile et pratique J
Je clic sur créer car je crée un nouveau document. Un numéro de document est remplit dans la zone de création en jaune et une ligne apparait dans la table.
Dans la partie recherche, je vais pouvoir sélectionner mon article, pour que ce soit plus facile , je tape dev dans le filtre de recherche et quand j’ouvre la combo je n’ai plus que mes articles qui concerne le développement . voir comment créer les articles
J’indique les quantités ici 10 mon prix étant de 120€/heure , mon total htva est bien de 1200€.
Je peux personnaliser ou modifier tous les champs suivant de la fiche article si je le veux (TVA, libellé, descriptif, prix unité, unité, quantité). Facile , non ?
Je clique sur ajouter et mon article est dans ma table qui composera mon document.
J’ajoute d’autre article si besoin est. Simple 🙂 .
Je peux modifier en sélectionnant une ligne dans la table , je change le contenu dans la zone article et je clique sur modifier, cela modifie ma ligne . Dans mon exemple je sélectionne ma ligne avec mon développement à 1200€, je change le contenu du descriptif en ajoutant « concerne : votre logiciel demandé » et je clic sur modifier. Pratique pour personnaliser mes articles selon le client.
Voir Créer les documents et facturer trucs et astuces
Je vais écrire le texte de mon offre :
Pour mon client , je vais écrire un texte qui introduit mon offre et qui décrit mon travail.
Myboolo dispose d’un champs Offre pour se faire. Cliquez sur Modifier , et tapez votre texte
Validez le texte est enregistré dans le document.
J’imprime mon offre en cliquant sur imprimer (myboolo enregistre la date de mon offre à ce moment là) . Myboolo vous crée l’offre , le détail des articles de l’offre et le bon de commande ! Génial le tout parfaitement formaté et en 1 clic. Moi j’ai gagné ½ heure avec myboolo pour l’offre de mon client Freth J et pour suivre le tout j’ai un numéro de document créé automatiquement.
J’envoi le PDF sur l’imprimante et/ou l’enregistrer sur mon PC ou mieux sur Dropbox . voir myboolo et dropbox.
A partir de suivi je peux réimprimer l’offre voir suivi
Envoyer par email mon offre voir envoyer un document par email.
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Je suis comme vous envoyer un email c’est plus simple que de payer un timbre.
Et quand j’envois un email d’offre ou un email de confirmation de commande , c’est toujours le même contenu dans l’email si ce n’est le nom de la personne à qui je m’adresse qui change.
Dans myboolo rien de plus facile .
Dans le menu « profil « en bas de la page , vous pouvez créer un email par défaut pour chaque type d’ email à envoyer . Comme je travail avec un Pc et un IPAD çà va me simplifiez mon boulot ! 🙂
Vous sélectionnez le type d’email à droite de « texte et objets d’emails par défaut »
Dans mon exemple Offre, je clic sur modifier et je complète mon email par défaut objet et contenu. Je le fais aussi pour la confirmation de commande, pour la note d’envoi et pour la facture (notez que pour la facture il faudra l’imprimer en PDF avant d’envoyer la facture par email . voir récupérer une offre et la facturer
Dans le menu « facturer et autre document » mon contenu email est disponible par défaut pour chaque type d’email
Dans mon exemple d’offre pour la société Freth, je sélectionne mon document au dessus (si ce n’est déjà fait) et je clique sur modifier dans la zone texte de l’email et je prends offre via la sélection à droite, je personnalise le texte. Je peux joindre un document qui se trouve sur mon Pc (une fiche technique , une photo par exemple). Je valide.
Dans la partie Offre et bon de commande en bas de page je clique sur email et mon offre est envoyé avec l’attachement et le texte de contenu de mon email. Génial 🙂
Et c’est la même chose pour confirmation de commande.
Dans mon exemple Freth me répond en me renvoyant le bon de commande signé. Je confirme sa commande en cliquant modifier dans « texte de l’email « , je choisi Confirmation à droite , je complète et personnalise le contenu et valide.
Dans la zone confirmation de commande en bas , je clique sur modifier, j’ajoute la date de livraison de son développement, je valide. Je clique sur Email et Freth reçoit la confirmation de sa commande avec sa date de livraison. Magnifique , non ? 😉
Là je gagne 1 heure de temps avec myboolo, je ne doit plus recréer chaque document et son contenu, ouf un fameux coup de main pour mon boulot ! 😉
La même chose pour Note d’envoi (si vous livrer du matériel par exemple)
La même chose pour Facture (mais il faut d’abord l’imprimer pour avoir accès au bouton email) voir Récupérer une offre ou une intervention et la facturer
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